Gebruik de data die je al hebt om beschikbaarheid van mens en materieel af te stemmen met een verwachting van behoefte. Niet voor morgen of overmorgen, maar over een horizon van weken of zelfs maanden. Het resultaat is rust bij de chauffeur die veel meer volgens eigen voorkeuren rijdt en rust bij de planner die veel minder operationeel de inzetbaarheid aan het wijzigen is.
beschikbaarheid
|
"In onze administratie staan de roosters, we hebben een Excel met de vakantiedagen en een e-mail met verzuimcijfers. Elke week zetten we dit naast mekaar, zou ik liever wat vaker doen maar kost veel tijd”
In de Capaciteitsplanner worden gegevens als contracturen, roosters, geplande vrije dagen en actueel en verwacht verzuim vanuit de diverse bronnen samengebracht. Dit gebeurt automatisch en meerdere keren per dag waardoor het beeld altijd actueel is. "Ik denk dat ik er dan vier tekort kom. Wie zou die dag alsnog inzetbaar gemaakt kunnen worden?” Het resultaat binnen de Capaciteitsplanner is zicht op beschikbaarheid en (reden van) onbeschikbaarheid per dag per afdeling. |
Binnen de afdeling is dit in detail op mens-niveau zichtbaar. Zo zie je niet alleen de totalen per afdeling, maar ook de totalen per reden van niet beschikbaar. Je weet immers dat een weekenddag nog makkelijker te schuiven is maar een toegezegde vakantie niet.
Materieel details worden op zelfde wijze ontsloten: onderhoud, apk, actuele en verwachte uitval door schade worden per afdeling samengevoegd. Over afdelingen heen kijken is een kwestie van klikken: kies de afdelingen of andere groepering om totalen te bekijken. Zo wordt snel duidelijk of de ene afdeling de andere kan ontlasten. |
Beschikbaarheid voor een Retail afdeling gedurende twee zomerweken
|
|
Verwachte Vraag
"Ik heb die dag 20 man beschikbaar”
"Ok, en hoeveel je er nodig?” Weten wie beschikbaar is heeft weinig waarde wanneer niet duidelijk is wat de te verwachten hoeveelheid werk is. Hiervoor beschikt de Capaciteitsplanner over een forecast module die statistiek en pragmatiek combineert tot een bruikbare vraag op langere termijn. |
De forecast kan zelfs tot een jaar vooruit berekend worden!
Basale statistiek zorgt voor berekeningen per maand, week en dag van de week, rekening houdend met het verleden en de seizoenen. Afhankelijk van de afdeling kan dit op basis van het aantal zendingen, ritten, wagens of (chauffeurs)diensten. "Maar, nu komt de meivakantie eraan en wordt alles anders. Wat heb ik dan aan die berekeningen?” In veel tools wordt de forecast genegeerd door de gebruiker omdat deze niet aangepast kan worden. In de Capaciteitsplanner is elke handmatige aanpassing mogelijk en snel gemaakt. En terecht; er kunnen altijd omstandigheden zijn waardoor de vraag anders is dan wat de statistiek zegt. Juist dan is je ervaring als planner en transportmanager van toegevoegde waarde. De forecast die aanwezig is zorgt ervoor dat je maximaal op de uitzonderingen kunt focussen. Tot slot kan er naast de berekende en door gebruiker aangepaste forecast ook een forecast van de klant (verlader) ingelezen worden. En uiteraard kunnen we de betrouwbaarheid van elke forecast rapporteren. |
Afstemming Vraag en Beschikbaarheid
|
"Heb ik nog genoeg mensen over om de zomervakantie door te komen?”
Nu verwachte vraag en beschikbaarheid in dezelfde eenheid – bijvoorbeeld aantallen diensten – bekend zijn, wordt op elke gewenste termijn in de Capaciteitsplanner de impact zichtbaar. De planner kan in detail – van week tot week inzien waar de forecast de beschikbaarheid overstijgt en andersom. Naast opzoeken kan dit ook actief gemeld worden via alerting wanneer het verschil te groot dreigt te worden. |
"Waar zit op dit moment het grootste probleem met beschikbaarheid?”
Meer hoog over kan per week de totale delta tussen forecast en beschikbaarheid gevolgd worden, met mogelijkheid tot inzoomen op afdeling en datum. De getoonde info maakt benodigde acties panklaar: inzet op andere afdeling, verschuiving in rooster of het aantrekken van meer werk in een bepaalde week…het zijn voorbeelden die nu heel snel duidelijk worden en weken van tevoren al in gang gezet kunnen worden. |
|
|
What's next??
|
Chauffeursvoorkeuren is next! Door “tagging” van voorkeuren bij zowel de chauffeur als de rit of dienst, willen we man en paard al op langere termijn “vastklikken” op het juiste, verwachte werk. Tot wel zes weken vooruit.Tags als type werk, stad/provincie, starttijd en dienstlengte worden gebruikt om de beste match te vinden tussen beschikbare chauffeurs en de werkzaamheden voor die dag.
|
Tot slot: we bereiden voor op gebruik binnen warehousing! Kom ik uit met de ruimte? Heb ik genoeg pickers over 6 weken? Prangende vragen waar de Capaciteitsplanner je bij kan helpen
|